Steuerliche Behandlung von Werbemitteln

Was muss beim Kauf von Werbeartikeln beachtet werden? 

  • Werbeartikel sind nur bis zum einem Anschaffungswert von 35 EUR pro Empfänger innerhalb eines Geschäftsjahres steuerlich absetzbar. Mehrere Geschenke an einen Empfänger müssen Sie zusammenrechnen.
  • Werbeartikel müssen auf einem gesonderten Konto verbucht werden. Aufzeichnungsfehler gefährden den Betriebsausgabenabzug
  • Sie müssen zudem genaue Aufzeichnungen darüber führen, wer die Werbemittel erhält.
  • Je geringer der Stückpreis, desto weniger streng sind die Aufzeichnungspflichten. Eine verbindliche Wertgrenze gibt es leider nicht (meist bis zu 10 EUR, ohne Garantie dafür!). Grenzwert mit Ihrem zuständigen Finanzamt abstimmen.
  • Die steuerlichen Einschränkungen gelten in Ausnahmefällen nicht (z.B. wenn der Werbeartikel eine Prämie oder Zugabe zu einem gekauften Produkt ist oder nur betrieblich nutzbar ist.)
  • Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist nur als Vorsteuer abziehbar, wenn der Werbeartikel bei der Einkommenssteuer als Betriebsausgabe abziehbar ist (Stückwert bis 35 EUR, Erfüllung der Aufzeichnungspflicht)
  • Wird der Werbeartikel vorerst als abziehbar eingestuft und die Vorsteuer abgezogen, stellt sich aber später die Nichtabziehbarkeit heraus, muss der Vorsteuerabzug korrigiert werden.
  • Bei einem Anschaffungswert über 10 EUR (wieder netto, wenn die Vorsteuer abgezogen werden darf, was bei einem Unternehmen der Regelfall ist) sollte der Werbetreibende den Empfänger (Geschäftskunde) des Werbegeschenks darauf hinweisen, dass er es evtl. als Betriebseinnahme erfassen und versteuern muss.
  • Alternativ kann der Werbetreibende die Steuer des Empfängers pauschal übernehmen. Das kostet ihm etwas mehr als 30% extra. Diese Entscheidung muss sorgfältig geprüft werden, sie gilt für sämtliche Werbeartikel und Geschenke innerhalb eines Jahres und kann nicht beschränkt werden.
  • Werbegeschenke an private Empfänger sind bei diesen in der Regel ohne steuerliche Folgen bzw. Pflichten


TIPP

Bei der Rechnungsstellung sollten Sie darauf achten, dass nur die „notwendigsten“ Kosten für den Werbeartikel ausgewiesen werden und für evtl. sonstige Kosten eine separate Rechnung erstellt wird – insbesondere, wenn der Wert des Werbeartikels knapp an der 35-Euro-Grenze liegt. Auf alle Fälle sollten bei größeren Projekten Vorlaufkosten etwa für die Beratung, Planung und Konzeptionierung eines geeigneten Werbeartikels gesondert abgerechnet werden.

In der Praxis empfiehlt sich das Ausstellen von zwei gesonderten Rechnungen:

  • 1. Rechnung: Werbeartikel „pur“ inklusive Werbeanbringung und gegebenenfalls Geschenkbox
  • 2. Rechnung: Sonstige Kosten wie Konzeption, Ideenfindung, Beratung, Bemusterung, Layout, Logoerstellung, Prototypen, Werbeanbringungstest, Verpackung, Versand.

Bei allen Werbeartikeln empfiehlt sich grundsätzlich die Aufzeichnung der Empfängerdaten. Zur zweifelsfreien Identifizierung verlangen manche Finanzbehörden den vollständigen Namen mit Anschrift, wobei es genügt, wenn sich die Adresse aus den Buchhaltungsdaten ergibt. Wird eine höhere Anzahl an geringwertigen Streuwerbeartikeln oder Warenproben an einen unbestimmten Kreis von Konsumenten verteilt, gibt es vor allem drei Vereinfachungsmöglichkeiten:

  • Je niedriger der Rechnungsbetrag vom Händler über den Bezug von Streuwerbeartikel (pro Stück), desto höher die Wahrscheinlichkeit der Anerkennung auch ohne Empfängerdaten. Hier sei nochmals auf die Einzelkosten der 35-Euro-Grenze und auf eine korrekte Trennung der Kosten hingewiesen
  • Vorab kann vom Finanzamt eine verbindliche Auskunft darüber eingeholt werden, ob der Aufwand auch ohne Details zu den Empfängern anerkannt wird. Im Antrag auf die verbindliche Auskunft muss genau begründet werden, warum auch ohne den namentlichen Einzelnachweis davon auszugehen ist, dass die 35-Euro-Grenze pro Empfänger nicht überschritten wird. Diese Vorgehensweise  ist die einzige Garantie für die Sicherung der Anerkennung der Betriebsausgaben ohne detaillierte Empfängerangaben. Für die Erteilung der Auskunft kann zwar eine Gebühr entstehen, die aber in Relation zum Werbeaufwand  durchaus ins Gewicht fallen kann – lohnenswert sein kann.
  • Bei der Ausgabe kleiner Give-Aways zum Beispiel bei Großveranstaltungen, zu der nur bestimmte Personen geladen sind, bietet sich die Aufbewahrung der Gästeliste als Empfängernachweis an.

 

 

Quelle:  PSI Wissen kompakt 1 / Steuerliche Behandlung von Werbeartikeln